Der Schutz Ihrer persönlichen Daten, der Informationen, die Sie uns geben, ist uns sehr wichtig. Was den Umgang mit Ihren Daten anbelangt, gelten für uns die Bestimmungen des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) für die Diözese Rottenburg-Stuttgart. Ferner gelten für uns die Schweigepflichtsbestimmungen nach § 203 Strafgesetzbuch.

Wenn Sie sich bei uns anmelden, werden Ihre Kontaktdaten (persönliche Daten wie Name, Telefonnummer, Adresse) von der Sekretärin aufgenommen und auf einem gesicherten Computer gespeichert. Diese Daten sind ausschließlich den Sekretärinnen und den Kolleg*innen zugänglich, so dass Termine vereinbart oder bei Bedarf auch verlegt werden können.

Kommen Sie dann zur Beratung, werden einige persönliche Daten in einem Statistikbogen erfasst. Diese Statistikbögen dienen als Leistungsnachweis gegenüber unseren Geldgebern und der statistischen Auswertung.

Jeder Statistikbogen enthält eine Nummer, die nur während des laufenden Beratungsprozesses von Ihrer Beraterin/Ihrem Berater und der Sekretärin Ihren Kontaktdaten zugeordnet werden kann. Sobald Ihre Beratung beendet ist werden Ihre Kontaktdaten gelöscht und die Daten des Fragebogens können Ihrer Person nicht mehr zugeordnet werden. Die Fragebögen lassen sich dann nur noch anonymisiert für statistische Zwecke auswerten.

Wenn es für den Beratungsprozess wichtig erscheinen sollte, Informationen von anderen Personen (z.B. Lehrer*innen, Erzieher*innen, Ärzt*innen) oder Einrichtungen (z.B. Kliniken) einzuholen, dürfen wir dies nur mit Ihrem schriftlichen Einverständnis tun. Sie erhalten dazu ein Formblatt („Schweigepflichtsentbindung“) mit der Bitte, diese zu unterschreiben. Ohne diese Schweigepflichtsentbindung dürfen wir von Anderen keinerlei Informationen einholen, erhalten oder weitergeben. Ihre Schweigepflichtsentbindung können Sie jederzeit widerrufen.

Die so erhaltenen Berichte und Informationen werden in der Fallakte aufbewahrt. Sie wird in einem verschlossenen, einbruchssicheren Stahlschrank gelagert.

Jede Beraterin, jeder Berater führt zusätzlich eine Handakte. Diese dient als Gedächtnisstütze und darf nur vom Berater selbst und niemandem sonst in der Beratungsstelle eingesehen werden. Auch diese wird in einem sicheren Tresor aufbewahrt.

Am Ende der Beratung werden die Fallakte mit Ausnahme der Schweigepflichtsentbindung und die Handakte in einem Reißwolf vernichtet – sofern nicht ausdrücklich mit Ihnen eine konkrete Aufbewahrungsdauer vereinbart wurde, oder aus rechtlichen Gründen eine Aufbewahrung vorgeschrieben ist.

Sie können jederzeit in der Beratungsstelle nachfragen, welche Daten von Ihnen wo abgelegt sind. Auf Wunsch erhalten Sie Einblick in die Fallakte.Die Handakte hingegen dürfen Sie nicht lesen, sie ist geistiges Eigentum des/r Berater*in und dient, wie gesagt, nur der Unterstützung des Gedächtnisses.

Alles, was Sie uns während der Beratung erzählen unterliegt der Schweigepflicht. Dazu gehören auch die Informationen, die Sie unseren Sekretärinnen geben. Selbst wenn Sie Straftaten begehen oder begangen haben, dürfen wir diese nicht der Polizei melden.

Es gibt allerdings einige wenige Ausnahmen: In aktuellen schweren Fällen von Fremd- oder Selbstgefährdung müssen wir dies der Polizei mitteilen oder andere Hilfsmaßnahmen einleiten.

Außerdem können wir dem Jugendamt auch ohne Ihr Einverständnis mitteilen, wenn wir den begründeten Verdacht haben, dass in Ihrer Familie das Wohl eines Kindes gefährdet ist. Diese Mitteilung erfolgt aber erst nach sorgfältiger Prüfung und nur unter der Voraussetzung, dass Sie an einer Veränderung der Situation nicht aktiv mitarbeiten.

Um unsere Arbeit immer wieder zu überprüfen, um uns weiterzuentwickeln und um Rat in schwierigen Beratungsprozessen zu erhalten, tauschen wir uns in regelmäßigen Abständen untereinander und unter Mitwirkung von – ebenfalls unter Schweigepflicht stehenden –Fachkräften aus (Supervision). Hierbei werden keine Namen genannt.

Die Vertraulichkeit auf dem Übertragungsweg per E-Mail und die Sicherheit in unserem Postfach können wir nicht gewährleisten. Wenn Sie uns anfragen oder persönliche Anliegen auf diesem Weg mitteilen, tauschen wir uns zu Ihrem Schutz daher mit Ihnen derzeit nicht online aus, sondern fordern Sie auf, sich telefonisch oder persönlich mit uns in Verbindung zu setzen.

Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Beraterin oder Ihren Berater. Sollten Ihnen die Antworten nicht genügen, wenden Sie sich bitte an die Leitung, Herr Fred-Jürgen Werr.

Sollten Sie der Meinung sein, wir gehen mit Ihren Daten nicht entsprechend der gesetzlichen Datenschutzbestimmung um, wenden Sie sich bitte an:

Beschwerdestelle der Diözese: Bischöfliches Ordinariat Stabsstelle Datenschutz, Postfach 9, 72101 Rottenburg; Tel: 07472 169-890; Fax: 07472 169-83890; E-Mail: datenschutz@bo.drs.de)

Beauftragte für den Datenschutz: Katholisches Datenschutzzentrum Frankfurt/M; Frau Ursula Becker-Rathmair (Haus am Dom, Domplatz 3, 60311 Frankfurt; Tel.: 069 800871-8800; Fax: 069 800871-8815; Internet: kdsz-ffm.de; E-Mail: info(at)kdsz-ffm.de)

Ein Merkblatt mit diesen Informationen erhalten die Ratsuchenden zu Beginn der Beratung